De fleste virksomheder kender til følelsen: mapper, drev og delte dokumenter, der flyder. Vigtige kontrakter, medarbejderdokumenter og korrespondancer bliver gemt på kryds og tværs. Ofte uden fælles struktur.
Resultatet?
Tidsspilde, fejl og manglende overblik. Med et professionelt eArkiv fra fx PostNord Strålfors kan din virksomhed skifte kaos ud med kontrol. Det er samtidig med, at det kan styrke både sikkerhed, compliance og effektivitet.
Ét samlet system – i stedet for spredt opbevaring
I mange organisationer bliver dokumenter opbevaret i mails, på lokale drev, i SharePoint og i fysiske mapper. Det gør det svært at finde det rigtige dokument hurtigt. Og endnu sværere at sikre, at data bliver opbevaret i overensstemmelse med lovgivningen.
Med et eArkiv får du:
- Én central løsning til alle typer dokumenter.
- Adgangskontrol og rollebaserede rettigheder.
- Nem søgning og intelligent metadata-tagging.
- Automatisk overholdelse af opbevarings- og slettefrister.
Resultatet er en mere effektiv arbejdsdag. Men også bedre datastyring på tværs af hele virksomheden.
Digital arkivering med fokus på sikkerhed og compliance
Lovgivning som GDPR stiller klare krav til, hvordan data håndteres og opbevares. Det gælder ikke kun kundedata. Alt fra kontrakter til lønsedler og dokumentation skal kunne findes, dokumenteres og slettes korrekt.
eArkivet gør det nemt at:
- Dokumentere adgang og ændringer
- Overholde interne og lovpligtige arkiveringsregler
- Beskytte følsomme oplysninger med kryptering og sikre brugeradgange
- Opfylde krav fra myndigheder og revision
Det giver tryghed og mindsker risikoen for dyre fejl og datasager.
Skab effektivitet med automatisering og integration
Et moderne eArkiv som Strålfors’ løsning kan integreres med virksomhedens eksisterende systemer. Det kan fx være ERP-, HR- eller økonomisystemer. Derudover kan det også automatisere arkiveringsprocessen.
Det giver konkrete fordele:
- Automatisk arkivering af fx fakturaer, kontrakter og lønsedler.
- Notifikationer og workflows, fx ved kontraktudløb eller opdateringer.
- Frigørelse af tid hos medarbejdere, som slipper for manuelle processer.
- En langsigtet løsning, der kan skaleres i takt med virksomhedens vækst.
Det gør det muligt at arbejde proaktivt med dokumentstyring i stedet for reaktivt.
Få overblik – og skab værdi af dine dokumenter
eArkivet er ikke kun et opbevaringssted. Det er en platform, der giver struktur, transparens og indsigt i virksomhedens dokumenter. Du får adgang til den viden og dokumentation, du har brug for – når du har brug for det.
Du får bl.a.:
- Effektiv adgang til relevante dokumenter – også historiske
- Et værktøj til at understøtte beslutninger og dokumentation
- Mulighed for at dele information sikkert og struktureret internt og eksternt
Det gør eArkivet til en værdifuld del af den digitale infrastruktur i enhver virksomhed.
Klar til at tage kontrollen tilbage?
Ustruktureret dokumenthåndtering koster tid, penge og potentielt også troværdighed. Med et professionelt eArkiv får din virksomhed styr på arkiveringen – og et solidt fundament for både drift, vækst og digitalisering.
Vil du også gå fra arkiveringskaos til kontrol? Så er det tid til at tænke eArkiv som en strategisk investering – ikke bare en teknisk løsning.